Sistemas de Información

Toda buena empresa que se precie genera un gran volumen de datos al final de su actividad, en la actualidad es muy dificil por no decir imposible que una única persona lleve el control de todos estos datos y si queremos tener mayores beneficios que el resto de los competidores debemos ser eficientes. Es por eso que hace muchos años se dejaron los sistemas de anotar las cosas en papeles qué vete a saber dónde están o acaban, la gestión de una empresa no es un juego de azar - aunque a veces si que hace falta tener un poco de suerte, estar en el lugar adecuado y en el momento adecuado - se deben analizar datos, intuir que puede ocurrir en un futuro e intentar planificar el futuro de nuestra Empresa; para ello existen multitud de herramientas, también conocidas cómo Sistemas de Información. Hay que tener claro que una Empresa genera, procesa y obtiene un resultado, es algo dinámico que está vivo.

Los Sistemas de Información han sido, son y serán cada vez más importantes, entendemos que un Sistema de Información esta formado por distintos componentes; de tipo humano, tecnológico y organizativo. Vayamos al grano, por componente humano nos referimos al Factor Humano es decir, todo aquello que no lo realizan unas simples máquinas siendo el ser humano su principal activo. Altamente relacionado con este componente podemos nombrar una disciplina conocida cómo La Gestión del Conocimiento que se ocupa de la identificación, captura, recuperación, compartimiento y evaluación del conocimiento organizacional, cada vez más utilizada por los gerentes de la Empresa, remarcando que el mayor activo de la Empresa es la persona y el conocimiento. Tal vez por todo esto, en las Universidades tienden a implantar un nuevo sistema de educación, enseñanza - aprendizaje basado en competencias. En cuanto al componente tecnológico deberiamos mencionar todos los sistemás informáticos y tecnologias que se utilizan en la Empresa para el dia a dia, ahora mismo es casi imposible encontrar alguna Empresa que no utilice alguna computadora con su programa SAP, etc por supuestos estando éstas alineadas con la estrategia del negocio. El componente organizativo, se refiere a las politicas, directrices etc de la propia organización; pero no hay que olvidar que estos 3 componentes se relacionan entre si y es mediante el intercambio de flujos de información dónde reside la potencialidad de un Sistema de Información.

Fig 1.1 Estructura de un Sistema de Información (Fuente, Wikipedia)

Ahora que sabemos algo más sobre los Sistemas de Información resulta lógico pensar que es un concepto que abarca bastantes campos y puede resultar un poco ambigüo si no se realiza una correcta clasificación; con el objetivo de estructurar estos sistemas hablaremos de la gestión empresarial y la toma de decisiones.

• Soporte a la Gestión Empresarial:

Existen distintos modelos, primeramente nombraremos 3 tipos que hoy en día no tienen demasiada relevancia pero viene bien saber cúales son, puesto que son la primera piedra para poder llegar a los utilizados en la actualidad.

TPS: (Transactions Processing System)

Es un sistema que se basa en las transacciones, esta información es recolectada, modificada y recuperada de las propias transacciones que se dan en la Empresa. Hablamos de un TPS cúando el sistema informático supera el test ACID (Atomicity, Consistency, Isolation and Durability).

Las caracteristicas principales de un TPS:

1) Respuesta rápida.
2) Fiabilidad.
3) Inflexibilidad.
4) Procesamiento controlado.

MIS: (Management Information System)

Son los gerentes o administradores quienes toman las decisiones, para esa toma de decisiones se basan en la información que reciben de informes – estandarizados - administrativos y en el mejor de los casos de estadisticas rutinarias; sin olvidar la información informal, lo que incluye, rumores, discursiones no oficiales, tendencias politicas, educación, experiencias anteriores etc; vamos que no es muy objetivo el asunto. En la actualidad no se utilizan demasiado.

OAS: (Office Automation Systems)

Consiste en aplicaciones de uso diario para el trabajo administrativo, normalmente están formados por procesadores de textos, editores de presentaciones, hojas de calculo etc. Los más conocidos son Microsoft Office, OpenOffice o StarOffice; aunque actualmente tampoco tienen demasiada relevancia.

También decir, que últimamente están cogiendo bastante fuerza las aplicaciones Web 2.0 o los que nos permiten trabajar sobre la nube. Google ya tiene su propia suite ofimática vía internet, así es bastante más fácil compartirlos y trabajar en equipo. En la Universidad de Deusto han creado hace poco el servicio conocido cómo OpenDeusto que posibilita trabajar en la nube.

ERP: (Enterprise resource planning)

Es un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales, integra distintas partes de la empresa en una única aplicación; cúando hablamos de diferentes partes nos referimos a: producción, ventas, compras, logistica, contabilidad, gestión de proyectos etc; es decir, tenemos todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la Empresa.

Los sistemas ERP tienen unos claros objetivos:

1) Optimización de los procesos empresariales.
2) Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna.
3) La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
4) Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.

En la actualidad en la Universidad de Deusto se utiliza el programa Eurowin que esta orientado a las Pymes, además hay que tener en cuenta que también coopera con un grande del sector cómo es SAGE.

Puede resultar de interés las III. Jornadas Nacionales de OpenERP que se celebrarán durante el 13 y 14 de Mayo del 2010 en Bilbao en la Universidad de Deusto. Durante estas jornadas podremos disfrutar de:

Charlas y Conferencias.
Tutoriales.
Casos de éxito reales de OpenERP y mesas redondas.
Debates.
Networking entre los asistentes.

Será la oportunidad perfecta para demostrar que en la actualidad es posible implementar una tecnologia moderna y libre en el uso de las TICs.

Todo hace indicar que el curso que viene (2010/2011) los alumnos de la Universidad de Deusto dejarán de utilizar el antes ya mencionado Eurowin y comenzarán a familiarizarse con OpenERP.

CRM: (Customer Relationship Management)

Esta altamente relacionado con los clientes, una parte estratégica del negocio estará centrada en ellos, es decir, nos alimentaremos de los datos que nos ofrecen y asi podremos ofrecerles unas ofertas más personalizadas, vamos los clientes serán los pilares de nuestro negocio; debemos ofrecer soluciones adaptadas 100% al cliente y nunca generarles nuevas necesidades o dependencias.

Buscando una relación con el apartado tecnológico, salta a la vista que en los CRMs las bases de datos tienen una importancia muy especial, es más es mediante ellas que podremos sacar patrones o perfiles de clientes. ¿Cómo nos llega un Marketing personalizado a cada cliente? ¿Cúando rellenamos una encuesta que nos ofrecen participar en un sorteo; no les estamos ayudando a crear perfiles de clientes? Claro a quedado que con una infraestructura potente podemos conseguir los perfiles, ¿pero todas las empresas tienen la capacidad de tener estas infraestructuras? Es asi, cómo se justifica la nueva modalidad conocida cómo On Demand dónde en lugar de tener toda la infraestructura tecnológica, la alquilamos a un tercero y accedemos a ella por internet.

A la hora de mencionar algún software existe, no podemos dejar de nombrar SugarCRM.Primero porque cuenta con varias versiones, una de ellas totalmente libre - Sugar Community Edition - basado en LAMP (Linux-Apache-MySQL-PHP) lo que puede ayudar a muchos emprendedores a formar su consultora o dar soporte sobre el producto con soluciones personalizadas, hay que tener en cuenta que al estar basado en software libre, podemos acceder a su código, modificarlo o crear nuestros propios modulos (Conseguiremos un personalización mayor para nuestros clientes). También hay que decir, que soporta SQL Server de Microsoft con lo que conseguimos adentrarnos en el mercado de los servidores basados en Windows; si parece mentira, pero todavía existen servidores basados en Windows.

Un ejemplo de una empresa basado en software libre y soluciones basadas en SugarCRM entre otras cosas es Irontec, una empresa formada por un equipo joven que no duda en apostar por el software libre, además podremos encontrar también cursos sobre SugarCRM.

SCM: (Supply Chain Management)

Gestión de materiales, información y finanzas que se mueven del proveedor, al productor, al mayorista etc es decir, por la red de suministro con la intención de satisfacer de forma eficaz las necesidades del cliente. Una correcta administración considerará todos los acontecimientos y factores que nos podrian causar una interrupción en el proceso.

Para poder entender mejor un juego de simulación conocido cómo el Juego de la distribución de la Cerveza nos puede ayudar a entender la importancia de la gerencia de la cadena de suministro, dónde el gerente deberá pedir una cantidad incierta de cerveza y una cadena de suministro gradual (según las ventas); porque es lógico no pedir infinita materia prima si toda ésta no se va vender, pedir materia prima implica una financiación para la empresa y si pedimos más de lo que somos capaces de sacar, nuestra situación económica no será demasiado buena. La crisis actual tiene gran relación con esto, porque las empresas no tienen demasiada liquidez y los bancos están en una situación bastante negativa de conceder préstamos. ¿Cómo van a funcionar las empresas si no tienen dinero? Es por esto, que la Cadena de Abastecimiento es muy importante e interesa prestarle mucha atención, para poder optimizar al máximo nuestra empresa. Una empresa que no preste ninguna atención a su cadena de abastecimiento es muy dificil que funcione, y en el hipotético caso que funcionará, podría hacerlo mucho mejor.

La administración de cadenas de suministro trata los siguientes problemas:

1) Configuración de una red de distribución
2) Estrategia de la distribución
3) Información
4) Gerencia de inventario

• Toma de Decisiones / Inteligencia Empresarial (Business Intelligence):

Es la generación de conocimiento - nos facilitará la toma de decisiones - basandonos en los flujos de datos (producción, ámbito de la empresa, datos económicos...) que tenemos en la empresa para obtener una ventaja competitiva (Gartner Group) respecto a la competencia. Existen diversas formas para obtener los datos, ELT (extrater, cargar, transformar) y ETL (extraer, transformar, cargar) siendo actualmente éste último el más utilizado. Por lo tanto queda claro que mediante la Inteligencia Empresarial conseguiremos modelos informáticos para un funcionamiento más óptimo.

En la teoria parece que mediante BI conseguiremos unos resultados maravillosos, pero no siempre es asi, Antes de aplicar este sistema debemos de tener en cuenta ciertos aspectos no sería la primera vez que la implementación de Business Intelligence sale mal; es más uno de los errores más comunes que se producen en la fase de venta de un proyecto es las grandes expectativas que se suelen depositar grandes espectativas, lo que muchas veces provoca que los resultados finales sean decepcionantes; ¿Pero de verdad merece la pena vender tanto la BI? Si realizamos la venta y los resultados son decepcionantes podemos decir que hemos perdido un cliente y seguramente en un futuro perdamos más, a causa de la mala reputación qué podemos obtener; entonces podemos decir que cúando queramos vender un proyecto de Buiness Intelligence debemos darle la importancia necesaria a la gestión de expectativas. Conclusión, siempre es mejor asegurarse de lo que ofrecemos y no vender demasiado humo, asi siempre podremos ofrecer algo más al cliente y conseguiremos una relación en la que ambos ganamos (win-win).

La verdad seguro que ahora mismo, todo esto de la Inteligencia Empresarial seguro que ha quedadomás claro, ¿Pero y en la realidad, qué empresas nos ofrecen este tipo de soluciones? Una de las muchas que hay, es Ibermática.Por ejemplo lo ha utilizado en distintos campos cómo pueden ser:

Administración Pública:
- Elaboración Presupuestaria y BCP.
- Gestión de Subvenciones.
- Cuadro de Mando Politico.
- Gestión de Expedientes.

Industria y Servicios:
- Consejeria de Economia de La Comunidad de Castilla y León:
Utilizado para el seguimiento presupuestario mediante el cuadro de mando de ejecución presupuestaria realizado en la plataforma SAP BI.

- La Generalitat de Catalunya:
Utilizado para su cuadro de mando y repoting analitico de los recursos humanos con SAP BI.

- Servicio Murciano de Salud (SMS):
Mediante SAP BI da respuesta a necesidades de información análitica en distintas áreas,economico,financiera, costes, ejecución, seguimiento del ciclo presupuestario etc.

- Eusko Trenbideak:
Desarrollo e implantación de los sistemas de información del soporte estrategico.